Denne privatlivspolitik er fastlagt af Grace Tours (samlet betegnet ”Grace Tours”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne privatlivspolitik) og gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.
Grace Tours er et rejsebureau, der arrangerer unikke individuelle- og grupperejser til det indiske sub-kontinent. Revitaliserende ayurveda rejser er et af vores specialer, og vi arrangerer jævnligt ayurveda & yoga retreats som grupperejser med en dansktalende yogalærer. Derudover afholder vi løbende events vedrørende ayurveda, yoga, madlavning og rejser i vores lokaler på Østerbro. Som et led i at skabe fantastiske og eventyrlige rejser og oplevelser for vores kunder, indsamler og behandler vi personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik. Grace Tours er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.
Hvis du har spørgsmål til privatlivspolitiken eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:
Grace Tours
Østerbrogade 52, 1tv
2100 København Ø
Email: mail@gracetours.com
For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Grace Tours, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger hos os.
Vær opmærksom på at hvis du besøger Grace Tours profiler på de sociale medier er det mediets privatlivspolitik der gælder.
Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet.
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Grace Tours’ virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Grace Tours’ rettigheder og forpligtelser.
Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi vil være ude af stand til at opfylde vores forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold. F.eks. muligheden for at kunne levere din rejse.
Grace Tours indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde, i forbindelse med bestilling af en rejse, være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (f.eks. oplysninger om specialmenuer på din rejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-nummer og pasnummer for at kunne levere den ønskede rejse til dig. F.eks. i forbindelse med hjælp til visumansøgning, bestilling af togbilletter og besøg i nationalparker. I de tilfælde hvor vi skal håndtere dit CPR- eller pasnummer skal du udfylde en samtykkeerklæring, der findes på vores hjemmeside: https://gracetours.com/samtykkeerklaering
Personlige oplysninger, som du frivilligt giver os, når du henvender dig til Grace Tours. Det kan f.eks. være for at bestille en rejse hos os (enten online via hjemmesiden, på telefon eller personligt på vores kontor), ved at besøge vores hjemmeside, oprette dig på vores hjemmeside, ved at være inde på vores profil på sociale medier, herunder kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og evt. stilling), køn, fødselsdato, fødested, IP-nummer, CPR-nummer, pasnummer, bankoplysninger, betalingskortoplysninger, forældres navn og fødested, religiøse overbevisning, tidligere navne, statsborgerskab/nationalitet, kontaktinformationer på dine nærmeste pårørende, oplysninger som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen (f.eks. oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance i forbindelse med handicap eller anden sygdom mv.), helbredsoplysninger (f.eks. i forbindelse med wellnessrejser), formålet med rejsen, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os. De oplysninger, som vi behandler og/eller opbevarer afhænger af formålet med din henvendelse.
Hvis du bestiller en rejse på vegne af andre eller på anden måde videregiver andres personoplysninger til Grace Tours, skal du sikre dig, at de har givet dig lov til at videregive dine personoplysninger, og til at vi opbevarer og behandler disse personoplysninger.
Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, jobtitel, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.
Grace Tours behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at det ikke er samtlige af de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger der gælder for dig i alle tilfælde.
Vi behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold eller i henhold til gældende ret.
Grace Tours behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med os, som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og levering af vores øvrige produkter (som f.eks. visumansøgninger, rejseforsikringer, events m.v.), opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik m.v.
Grace Tours behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som vi arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed.
Grace Tours behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som vi er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.
Vi tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Ved eventuelle ændringer i dine personlige forhold (f.eks. ændring af adresse, mailadresse eller telefonnummer) beder vi dig underrette os, så vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte.
Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev på vores hjemmeside, vil du modtage marketingindhold per email, så du kan være opdateret på vores produkter.
Du vil ikke modtage markedsføring fra os pr. email, medmindre du har givet samtykke hertil, dvs. tilmeldt dig nyhedsbrevet.
Hvis du ikke længere ønsker at modtage markedsføring fra os, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at benytte det link, der findes i samtlige nyhedsbreve, vi sender til dig, eller ved at kontakte os på mail:
Klik nederst i nyhedsbrevet på linket for afmeldelse
Skriv til os at du vil tages af mailinglisten: mail@gracetours.com
Ved afmeldelse vil din email blive slettet fra vores liste. Dvs at du skal tilmelde dig på ny, hvis du igen ønsker at modtage nyhedsbrevet. At takke nej til vores marketing emails vil ikke have nogen indflydelse på vores service kommunikation i forbindelse med bestilling af rejser.
Du kan læse om, hvordan vi indsamler information via din webbrowser i vores cookiepolitik.
Grace Tours behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag:
(1) Dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Grace Tours, (3) hensynet til Grace Tours legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Grace Tours er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Grace Tours eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.
Grace Tours videregiver alene oplysninger, i det omfang det er nødvendigt, som led i driften af vores virksomhed. Herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter, du har købt hos os i forbindelse dermed, kontakte dig med tilbud om evaluering af din rejse, sende dig nyhedsmails, tilpasse vores markedsføring samt udvikle på vores IT-systemer og forbedre din brugeroplevelse.
Grace Tours videresælger ikke dine personlige oplysninger.
Vi vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og relaterede produkter:
Grace Tours benytter Travelport som led i vores virksomhed. ’Travelport’ er et Travel Commerce Platform it-netværkssystem, der muliggør distribution, betaling, flyreservationer og andre løsninger for rejse- og turistbranchen.
Grace Tours videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, køn, afrejselufthavn, destination, dato og klokkeslæt for ud- og hjemrejse, billetnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder ønsker om specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.
I forbindelse med rejse til visse destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om din fødselsdato og -år, nationalitet, bopælsland, pasudstedelsesland, pasudløbsdato og dit pasnummer til flyselskabet. Disse informationer skal videregives til luftfartsselskaberne, da de ellers ikke vil tage passagerne med.
Grace Tours videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, køn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, billetnummer, fødselsdato og -år, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder ønsker om specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.
Grace Tours videregiver personoplysninger til togselskaber, hvis du som led i din rejse skal køre med tog. Vi vil typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, køn, telefonnummer og destination. I forbindelse med køb af togbillet til visse destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om din fødselsdato og -år, nationalitet, bopælsland, pasudstedelsesland, pasudløbsdato og dit pasnummer til togselskabet, da de ellers ikke vil udstede en billet.
Grace Tours videregiver personoplysninger til nationalparker, hvis du som led i din rejse skal besøge en sådan. Der skal ved køb af billet videregives navn, fødselsdato og pasnummer.
Hvis du som led i din rejse skal bo på hotel eller husbåd, deltage i udflugter, køre med privatchauffør eller har behov for transfer, kan Grace Tours videregive personoplysninger til lokale agenter/samarbejdspartnere. Den lokale agent/samarbejdspartner har til opgave at arrangere den pågældende ydelse, og til brug for bestilling af disse videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, køn, telefonnummer, billetnummer, fødselsdato og -år, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder ønsker om specialmenuer og evt. behov for specialassistance på grund af handicap eller sygdom.
Grace Tours samarbejder med Gouda Rejseforsikring. Du har som led i bestillingen af din rejse hos os mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, videregiver vi personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen. Vi videregiver følgende personoplysninger; fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mailadresse, billetnummer, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype og den valgte forsikringstype.
Når der betales med dankort/visakort på vores hjemmeside videregives der personinformation, det sker det via betalingsmodulet Bambora/ePay der er certificeret af NETS. Alle betalinger bliver registreret hos Danske Bank.
Grace Tours håndterer rejser arrangeret af trediepart, og det er i den forbindelse også nødvendigt at opbevare, behandle, videregive og gemme persondata.
Hvis du arrangerer en af disse rejser, og i den forbindelse modtager personlige oplysninger om medrejsende, som du videregiver til os, skal du sikre dig, at de har givet dig lov til at videregive deres personoplysninger og til at Grace Tours opbevarer og behandler disse personoplysninger.
Grace Tours kan i visse tilfælde videregive oplysninger om rejsende på grupperejser til rejselederen på rejsen.
For at kunne styre vores virksomhed, benytter vi os af forskellige IT-tjenester og IT-systemer. I nogle af disse lagres og behandles personoplysningerne. I de systemer, der er installeret lokalt hos os, behandles oplysningerne kun af vores personale. For de tjenester, der er installeret hos vores leverandører, eller som består af en ”sky-tjeneste”, overfører vi personoplysninger til leverandøren, men data behandles af Grace Tours. Hvis vi overfører personoplysninger til en markedsføringspartner, vil det altid ske på baggrund af et formål og af lovpligtige aftaler. Vi skal understrege, at vi ikke videresælger dine personlige oplysninger.
Grace Tours kan videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, f.eks. i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand m.v.
Vi tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.
For at holde dine personoplysninger korrekte og opdaterede, kan vi indsamle supplerende og opdaterede oplysninger, som f.eks. adresser, fra private eller offentlige registre.
Dit forsikringsselskab, dets assurandører og lægefaglige personale kan udveksle personoplysninger og særlige kategorier af personoplysninger med os i situationer, hvor vi/de skal handle på dine vegne eller af hensyn til andre kunder eller i en nødsituation.
Hvis du logger ind med adgangskode på sociale netværk og andre steder for at tilgå vores profiler på f.eks. Facebook, Google, Instagram og Trustpilot, accepterer du at dele dine brugeroplysninger med os. Det kan være dit navn, din e-mailadresse, din fødselsdato, dit køn, din placering og andre oplysninger, som du vælger at dele med os.
Grundet naturen af Grace Tours virksomhed vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til i visse tilfælde at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.
Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil vi ikke være i stand til at levere den ønskede rejse til dig. Dette gælder, hvis bestilling af din rejse forudsætter, at der overføres oplysninger til modtagere uden for EU/EØS, f.eks. for at kunne booke flyrejse, hoteller m.v. på din rejsedestination. Det betyder f.eks., at hvis du bestiller en rejse til et land uden for EU/EØS-området, vil dine personoplysninger blive overført til et land uden for EU/EØS-området – ellers kan din rejse ikke gennemføres.
Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS, da der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommissionen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.
Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Grace Tours betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retslige regler.
Hvis du ikke ønsker, at Grace Tours i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse. Dette vil dog medføre, at vi må afvise dit køb, da vi ikke kan levere og gennemføre din rejse til et land uden for EU/EØS, hvis vi ikke må videregive dine oplysninger til lande uden for EU/EØS.
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring m.v.
Det er Grace Tours’ politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes eller anonymiseres på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
Informationer vi modtager I forbindelse med visumhjælp bliver slettet når visum er udstedt og sendt til visumansøgeren.
Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Grace Tours er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på e-mail: mail@gracetours.com. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Klage over Grace Tours’ behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Vi opdaterer løbende vores privatlivspolitik. Sidst opdateret 6. september 2018.
